Ehemalige Beschäftigte können – gewollt oder ungewollt – zu einem erheblichen Sicherheitsrisiko für personenbezogene Daten und Geschäftsgeheimnisse werden.
Nur klar geregelte und konsequent umgesetzte Prozesse für ausscheidende Mitarbeitende verhindern, dass aus dem Personalwechsel ein Datenleck wird. Unternehmen und Behörden sollten diese Verarbeitungstätigkeit daher regelmäßig und kritisch überprüfen.
Im Tulos Blog die typischen Risiken – und wie Sie sie beherrschen
Risiko: Ehemalige Mitarbeitende behalten IT-Zugriffe
Mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses endet häufig nicht automatisch der Zugriff auf IT-Systeme. Fehlende oder unklare Offboarding-Prozesse führen dazu, dass Berechtigungen bestehen bleiben.
Typisches Beispiel: Das E-Mail-Konto eines ausgeschiedenen Mitarbeiters ist deaktiviert, der VPN- oder Cloud-Zugang jedoch weiterhin aktiv.
- Zentrales Offboarding-Verfahren mit klaren Zuständigkeiten definieren
- Alle Benutzerkonten systematisch identifizieren und deaktivieren
- Berechtigungs- und Rollenkonzepte regelmäßig überprüfen
Risiko: Unklare On- und Offboarding-Prozesse
In vielen Unternehmen sind Prozesse historisch gewachsen, aber nicht sauber dokumentiert. Dadurch hängt der Entzug von Zugriffsrechten vom Zufall oder vom Engagement einzelner Personen ab.
Typisches Beispiel: HR meldet den Austritt, die IT erfährt davon verspätet oder gar nicht.
- Verbindlichen Offboarding-Laufzettel einführen
- HR, IT und Fachbereiche klar einbinden
- Austritt erst abschließen, wenn alle Schritte dokumentiert sind
Risiko: Interne Rollenwechsel mit zu vielen Rechten
Nicht nur der Austritt, auch der interne Stellenwechsel birgt Risiken. Alte Zugriffsrechte bleiben oft bestehen, obwohl sie nicht mehr benötigt werden.
Typisches Beispiel: Ein Projektmitarbeiter wechselt die Abteilung, behält aber Zugriff auf frühere Kundendaten.
- Rollenwechsel wie einen Austritt mit anschließendem Re-Onboarding behandeln
- Alte Berechtigungen aktiv entziehen
- Regelmäßige Rezertifizierung von Zugriffsrechten durchführen
Risiko: Mobile Geräte und BYOD werden vergessen
Smartphones, Tablets oder private Geräte mit BYOD-Regelungen enthalten häufig noch Unternehmensdaten oder aktive Zugänge.
Typisches Beispiel: Ein ausscheidender Mitarbeiter erhält sein Firmenhandy, ohne dass E-Mails oder Apps gelöscht wurden.
- Mobile Geräte vor Übergabe vollständig prüfen
- Betriebliche Daten sichern und sicher löschen
- Betriebliche Apps und Profile konsequent entfernen
Risiko: Cloud- und KI-Dienste bleiben aktiv
Cloud-Services und KI-Tools werden oft dezentral genutzt und sind im Offboarding-Prozess nicht vollständig erfasst.
Typisches Beispiel: Ein ehemaliger Mitarbeiter kann weiterhin auf einen Cloud-Speicher oder ein KI-Tool zugreifen.
- Alle Cloud- und KI-Dienste zentral erfassen
- Zugänge beim Austritt deaktivieren
- Daten sichern und anschließend löschen
Risiko: Soziale Netzwerke und externe Plattformen
Soziale Netzwerke und externe Plattformen werden zunehmend für berufliche Zwecke genutzt – häufig mit privaten Accounts.
Typisches Beispiel: Ein ehemaliger Mitarbeiter nutzt weiterhin LinkedIn-Zugänge für Unternehmensseiten oder Tools.
- Betriebliche Social-Media-Zugänge klar trennen
- Berechtigungen beim Austritt entziehen
- Nutzung privater Accounts für betriebliche Zwecke regeln
Fazit
Ausscheidende Mitarbeitende sind kein Randthema, sondern ein handfestes Sicherheitsrisiko. Wer Offboarding dem Zufall überlässt, riskiert Datenabfluss, Sicherheitsvorfälle und Vertrauensverlust. Entscheidend ist nicht die Technik allein, sondern ein klar geregelter, konsequent umgesetzter Prozess.
- Offboarding verbindlich regeln und HR, IT und Fachbereiche klar verzahnen
- Alle Zugänge, Rollen und Berechtigungen beim Austritt vollständig entziehen
- Mobile Geräte, Cloud-, KI- und Social-Media-Dienste systematisch berücksichtigen
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Quelle: csoonline.com
