Datenschutz Vorfall melden (Word Formular)
Auf Wunsch erhalten Sie eine E-Mail mit einer praktischen Vorlage in Excel. Damit können Sie einfach prüfen, welche Maßnahmen im Unternehmen oder Verein für die DSGVO noch fehlen.
Wir freuen uns Ihnen mit diesem Dokument bei der Umsetzung der DSGVO oder der ISO 27001 zu helfen. Für weitere Informationen oder eine Terminabsprache stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
DSGVO Checkliste in EXCEL für Unternehmen und Vereine (DSGVO)
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TOM EXCEL Template (DSGVO)
Auf Wunsch, erhalten Sie eine E-Mail mit einer praktischen Vorlage in EXCEL. Damit können Sie einfach die erforderlichen DSGVO Dokumentation erstellen.
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Meldestelle gemäß HinSchG im Unternehmen einrichten
Meldestelle gemäß HinSchG im Unternehmen einrichten
Das neue HinSchG gilt jetzt für alle Unternehmen, Vereine und staatliche Organisationen.
Der Tulos Blog erklärt was dieses Gesetz beinhaltet. Hier erläutern wir, was gemacht werden muss und wie das geht, Schritt für Schritt.
Was muss gemacht werden?
Unternehmen, Vereine und staatliche Organisationen müssen Hinweisgebern eine Möglichkeit geben anonym Hinweise zu geben. Sprich: jede Person muss in der Lage sein, eine Meldung zu machen, ohne dass sie die Identität preisgibt. Neudeutsch, ein „Whistleblower“, daher heist dieses Gestz auch „Whistleblowergesetz“
Es muss also ein Kommunikations-Kanal her, über den man den Hinweis kommunizieren kann. Dieser Hinweis muss auch von einer realen Person empfangen werden, also kein Chatbot.
Hinweise können fahrlässiger Umgang mit vertraulichen Informationen (Daten) oder ein persönlicher Missbrauch sein. Beispiele: verbotenes Personenprofiling im Marketing, Mobbing oder sexueller Missbrauch.
Wer darf Hinweise empfangen?
Eine unparteiische Bearbeitung und Kommunikation müssen installiert werden.
Um sicherzustellen, dass eingehende Hinweise fair und neutral behandelt werden, muss eine unparteiische Person ernannt werden. Diese ist für die Bearbeitung des Hinweises und die Kommunikation mit dem Hinweisgeber verantwortlich. Dadurch wird gewährleistet, dass Hinweisgeber Vertrauen in den Meldemechanismus haben und ihre Informationen in sicheren Händen wissen. Die unparteiische Person kann sowohl ein unparteiischer Beschäftigter als auch eine externe Person sein. Für die meisten Organisationen bieten sich Datenschutzbeauftragte an, denn Datenschutzbeauftragte haben Fachwissen im Umgang mit vertraulichen Informationen und sind neutral. Hilfreich ist auch, dass Datenschutzbeauftragte die Organisation und die Menschen kennen, für die sie mandatiert sind.
Wie setzt man die Anforderung des HinSchG um?
In jedem Fall ist sicherzustellen, dass die Vertraulichkeit der Identität des Whistleblowers und in der Meldung erwähnter Dritter gewahrt bleibt. Wichtig ist insofern die Implementierung wirksamer Verschlüsselungstechnologien sowie eines Rollen- und Berechtigungskonzepts.
Zeitnahe Reaktion und Feedback
Innerhalb von sieben Tagen muss dem Hinweisgeber eine Eingangsbestätigung gesendet werden, um ihn über den Eingang seines Hinweises zu informieren. Anschließend sind konkrete Folgemaßnahmen zu ergreifen. Das Unternehmen muss den Hinweis überprüfen und Nachforschungen über den gemeldeten Missstand anstellen. Schließlich ist dem Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten nach Meldungseingang Feedback über die ergriffenen Maßnahmen zu geben.
Dokumentation und Nachweis
Alle eingegangenen Hinweise sowie die ergriffenen Maßnahmen sind zu dokumentieren. Eine lückenlose Dokumentation ist essenziell, um den Nachweis zu erbringen, dass das Unternehmen die erforderlichen Schritte unternommen hat und seine Unternehmensintegrität ernst nimmt.
Konkrete Umsetzung, Schritt für Schritt
- Kontaktformular auf den jeweiligen Webseiten der Organisation installieren. Das Formular muss so gestaltet werden, dass die Herkunft des Meldenden nicht nachvollziehbar ist. Das werden wir mit dem Webdesigner abstimmen.
- Kontakt-E-Mail-Adresse einrichten, z.B. Datenschutz@xyz-Unternehmen.de, mit dem Hinweis, dass dieser Kontakt nachvollziehbar und demzufolge nicht anonym ist.
- Telefon-Nummer einrichten.
- Die Meldung muss dokumentiert und berichtet werden.
Ein Tulos Datenschutzbeauftragter begleitet bei der Umsetzung und prüft, ob alle Erfordernisse korrekt umgesetzt wurden.
Ein Tulos Datenschutzbeauftragter kann auch als Ansprechpartner mandatiert werden.
Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
Das neue HinSchG: Ein Meilenstein für den Datenschutz und Unternehmensintegrität
Mit dem kürzlich verabschiedeten Whistleblower-Gesetz (HinSchG) hat der Datenschutz eine neue Dimension erreicht. In diesem Blogpost beleuchten wir, was das HinSchG für Unternehmen bedeutet und wie sie den neuen Anforderungen gerecht werden können.
Tulos erklärt, was das für Unternehmen bedeutet und was man jetzt machen muss.
Welche Unternehmen sind betroffen?
Alle Unternehmen müssen gemäß HinSchG Hinweisgebern einen Kanal bieten, um Missstände zu melden.
Bei Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern ist dieser Kanal eine externe Meldestelle, in der Regel bei einer Bundes- oder Landesbehörde, wie beispielsweise die BaFin, das Bundeskartellamt oder das Bundesamt für Justiz.
Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitern müssen dagegen eine interne Meldestelle einrichten. Die Einrichtung einer internen Meldestelle muss für Unternehmen mit 50-249 Mitarbeitern bis zum 2. Dezember 2023 erfolgen. Unternehmen ab 250 Mitarbeitern sind zur Einrichtung einer Meldestelle mit Inkrafttreten des HinSchG am 2. Juli 2023 verpflichtet.
Unparteiische Kontaktperson muss erreichbar sein
Um sicherzustellen, dass eingehende Hinweise fair und neutral behandelt werden, müssen Unternehmen eine unparteiische Person ernennen. Diese ist für die Bearbeitung des Hinweises und die Kommunikation mit dem Hinweisgeber verantwortlich. Dadurch wird gewährleistet, dass Hinweisgeber Vertrauen in den Meldemechanismus haben und ihre Informationen in sicheren Händen wissen. Die unparteiische Person kann sowohl ein unparteiischer Beschäftigter als auch ein externer Spezialist sein. Für viele Unternehmen bietet sich aufgrund des speziellen Know-Hows sowie Wirtschaftlichkeit und Risikoabwägungen ein externer Betreiber an.
In jedem Fall ist sicherzustellen, dass die Vertraulichkeit der Identität des Whistleblowers und in der Meldung erwähnter Dritter gewahrt bleibt. Wichtig ist insofern die Implementierung wirksamer Verschlüsselungstechnologien sowie eines Rollen- und Berechtigungskonzepts.
Tulos stellt erfahrene Datenschutzbeauftragte, die als Kontaktperson anerkannt sind
Zeitnahe Reaktion und Feedback sind erforderlich
Innerhalb von sieben Tagen muss dem Hinweisgeber eine Eingangsbestätigung gesendet werden, um ihn über den Eingang seines Hinweises zu informieren. Anschließend sind konkrete Folgemaßnahmen zu ergreifen. Das Unternehmen muss den Hinweis überprüfen und Nachforschungen über gemeldeten Missstand anstellen. Schließlich ist dem Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten nach Meldungseingang Feedback über die ergriffenen Maßnahmen zu geben.
Tulos richtet alle technischen Massnahmen ein, die eine Meldestelle benötigt.
Dokumentation und Nachweis
Unternehmen sind verpflichtet, alle eingegangenen Hinweise sowie die ergriffenen Maßnahmen zu dokumentieren. Eine lückenlose Dokumentation ist essenziell, um den Nachweis zu erbringen, dass das Unternehmen die erforderlichen Schritte unternommen hat und die Unternehmensintegrität ernst nimmt.
Tulos erstellt alle erforderlichen Dokumentationen und Nachweise
Vermeiden Sie Verstöße und Bußgelder
Das HinSchG sieht unterschiedliche Bußgelder für Verstöße vor. Wenn beispielsweise kein Meldekanal zur Verfügung gestellt wird, beträgt das Bußgeld bis zu 20.000 €. Wer versucht, eine Meldung zu verhindern, wird mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 € belegt. In bestimmten Konstellationen sind für das Unternehmen im schlimmsten Fall bis zu 500.000,00 € fällig.
Fazit
Das HinSchG markiert einen bedeutenden Fortschritt im Datenschutz und der Unternehmensintegrität. Unternehmen sollten sich der neuen Anforderungen bewusst sein und angemessene Maßnahmen ergreifen, um den Meldemechanismus zu implementieren. Eine offene Unternehmenskultur, in der Hinweisgeber geschützt werden und Missstände konsequent angegangen werden, ist entscheidend. Durch die Umsetzung des HinSchG können Unternehmen nicht nur ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen, sondern auch das Vertrauen ihrer Mitarbeiter und Kunden stärken.
Windows 11 Datenschutz-Konforme Einstellung für Mitarbeiter
Laptops und PC´s für Angestellte dürfen keine personenbezogenen Daten übertragen.
Windows 11 für Angestellte muß datenschutzkonform konfiguriert sein. Unternehmen haften für Datenschutz-Verletzungen. Tulos zeigt wie das geht, Schritt für Schritt.
Seit Windows 10, achten die Datenschutz Behörden zunehmend auf eine korrekte Installation, denn Windows 10 und nun auch Windows 11 sind nicht mehr nur Betriebssysteme, sie haben zahlreiche Apps und Dienstleistungen standardmäßig integriert.
Einige dieser neuen Funktion können die Arbeitsweise der Nutzer erkennen und übertragen personenbezogene Daten auf die Server von Microsoft.
Die Verarbeitung von p.b. Daten ist ohne ausdrückliche Einwilligung des oder der Betroffenen verboten.
Installation von Windows 11 für Angestellte, Schritt für Schritt:
Schritt 1:
Auswahl einer geeigneten Version von Windows 11.
Windows 11 kommt, wie sein Vorgänger, in mehrere Versionen.
- Windows 11 Home: Die Basisversion von Windows 11 für den Heimgebrauch.
Diese ist für Privatpersonen möglich. Privatpersonen können selbstverständlich wirksame Einwilligungen zur Datenübertragung geben. Das müssen Sie auch bei der Home Version, weil hier keine Einstellungen vorgenommen werden können, die das Übertragen von personenbezogenen Daten auf die Server von Microsoft unterbindet. Privatnutzer bezahlen mit ihrem persönlichen Daten, wenn sie die preisgünstigere Windows 11 Home erwerben.
- Windows 11 Pro: Diese Version ist für Unternehmen vorgesehen. Diese Version erlaubt das Einstellen von Übertragungen personenbezogener Daten. Zusätzlich kann man Remotedesktopverbindungen herstellen und Gruppenrichtlinien zu verwalten.
- Windows 11 Enterprise: Eine erweiterte Version von Windows 11 Pro mit weiteren Sicherheitsfunktionen und erweiterten Geräteverwaltungsfunktionen.
- Windows 11 Education: Eine Version für Bildungseinrichtungen, die Tools zur Bereitstellung von Inhalten und zur Verwaltung, z.B. von Klassenzimmern, bietet. Und selbstverständlich kann man, wie bei der „Enterprise Version“, die Übertragung von personenbezogenen Daten regeln.
Schritt 2
Einstellungen anpassen
- Am sichersten, man meldet jedes Endgerät auf die Organisation an Angestellte dürfen nur mit eingeschränkten Nutzungsrechten arbeiten.
- Deaktivieren der Option „Empfohlene Einstellungen“. Das macht man bereits bei der Installation von Windows 11.
- In den Einstellungen zu „Datenschutz“ nur die Daten zur Übertragung an Microsoft freigeben die erlaubt sind.
- Sicherstellen, dass die Option „Diagnose- und Nutzungsdaten“ auf „Basis“ oder „Nur Erforderliche Daten“ eingestellt ist.
- Deaktivieren Sie die Option „Personalisierte Werbung in mithilfe einer App Id verwenden“. Das macht man in den Einstellungen unter „Datenschutz &Sicherheit“.
- „Microsoft Edge personalisiert“ auf „Nein“ stellen.
- Unter „Hintergrund-Apps“ wählen, welche Apps im Hintergrund laufen sollen und welche nicht.
- Die Option „Erfassen von Freihandeingabe“ und „Eingabe“ deaktivieren.
- Die Option „Mein Gerät finden“ unter „Geräte suchen“ nur dann aktivieren, wenn. Das Gerät auf die Firma registriert ist.
Fazit:
Windows 10 und 11 übertragen in den Standardeinstellungen personenbezogene Daten
Für so eine Datenverarbeitung ist eine Einwilligung erforderlich.
Da Angestellte keine wirksame Einwilligung geben können, müssen die Endgeräte so eingerichtet werden, dass personenbezogene Daten von Angestellten nicht übertragen werden.
Diese Regel gilt selbstverständlich für jede Applikation, die auf Dienstgeräten eingerichtet sind.
Ein Datenschutzbeauftragter sollte die Installation von Windows 11 sowie allen Applikationen auf den Dienstgeräten nach Datenschutzkonformität überprüfen.
Viel Aufwand erspart man sich, wenn man vor der Installation die richtigen Parameter bereitstellt.
