Hier finden Sie typische Beispiele aus der Arztpraxis, gefährliche Schwachstellen und eine Checkliste für die DSGVO Konformitätsprüfung.
Im Gesundheitsbereich ist der Datenschutz von entscheidender Bedeutung. Die Betroffenen und die Öffentlichkeit reagieren überaus sensibel, wenn es zu Datenpannen kommt.
Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist erst ab 20 Personen in der Praxis Vorschrift. Tulos-Datenschutzbeauftragte lohnen sich aber immer. Denn sie oder er wissen, worauf man für den Datenschutz achten muss und sorgen für reibungslose und sichere Abläufe, Technik inklusive. Abgesehen davon kosten sie nicht viel. Tulos berechnet für die Gestellung eines Datenschutzbeauftragten für Arztpraxen 90,00€/Arzt und Monat, zzgl. der gesetzlichen MwSt.
Typische Beispiele aus der Arztpraxis für die Datenerhebung und deren Weitergabe
Zum einen spielt die Datenerhebung eine wichtige Rolle. Dabei geht es um die Frage welche Daten eines Patienten gesammelt werden dürfen. Zum anderen muss die Datenweitergabe den Regularien der DSGVO entsprechen.
- Am Empfangstresen, an dem die Patienten in Empfang genommen werden und ihr Anliegen mitteilen, muss die Erhebung von Patienteninformationen vertraulich sein.
- Dritte dürfen nicht mithören können, wenn über Diagnosen informiert wird. Das kann passieren, wenn Ärzte und Arzthelfer sich über Testergebnisse und Diagnosen von Patienten in der Nähe des Wartezimmers befinden
- Akten und Computer dürfen nicht unbeaufsichtigt bleiben, zum Beispiel, wenn das Praxispersonal den Empfangsbereich verlässt oder der Arzt sein Arztzimmer.
- Sämtliche Informationen, welche sich in der Patientenakte befinden, dürfen nicht automatisch an Versicherungen oder Dritte weitergegeben werden.
- Um die Herausgabe der personenbezogenen Daten rechtskonform zu gestalten, muss in der Regel eine Einwilligungserklärung des Betroffenen vorliegen.
- Bei Gemeinschaftspraxen ist die Datenweitergabe unter Ärzten in der Regel nur dann zulässig, wenn diese die Patienten auch betreuen. Allerdings darf sich der Datenaustausch nur auf die für die Betreuung des einzelnen notwendigen Informationen beschränken. Jeder Informationsaustausch, der sich außerhalb dieses Rahmens befindet, ist unzulässig.
- Löschung von Patientendaten
Bei einem Behandlungsvertrag sind das z.B. 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung. In Einzelfällen kann aus ärztlicher Sicht eine längere Aufbewahrung geboten sein (z.B. Risikogeburten für Mutter und/oder Kind oder chronischen Krankheiten).
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Typische Schwachstellen in der Arztpraxis die zu teuren Konsequenzen führen können.
Gefährliche Bequemlichkeit und Alltagsstress in der Praxis.
Unaufmerksamkeit ist oft die Ursache, wenn vertrauliche Patienteninformationen für Unbefugte sichtbar sind, zum Beispiel, am Empfang oder auf dem Arzt-Schreibtisch.
Solche Missgeschicke können Patientenvertrauen gefährden und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Mangelnde Kenntnisse im Umgang mit der Datenvereinbarung.
Unsachgemäßer Umgang mit vertraulichen Informationen und der EDV verursacht unnötig mehr Aufwand und ist auch ein Sicherheitsrisiko. Deshalb verlangt die DSGVO nachweisliche Kenntnisse im Umgang mit personenbezogenen Daten.
Mangelhafter Nachweis der DSGVO Erfordernisse.
Medizinische Einrichtungen müssen nachweisen, dass Ihre Praxis den Anforderungen des Datenschutzes entsprechen. Eine Prüfung durch die Datenschutzbehörde oder eine Beschwerde verursacht ungeplante Aufwände und im schlimmsten Fall eine teure Abmahnung.
Mangelhaft integrierte Praxis-Abläufe mit der Datenverarbeitung.
Die meisten Arztpraxen haben viele Abläufe digitalisiert. Viele Daten werden aber immer noch parallel auf Papier, digital und auf Drucker oder Fax verarbeitet. Das ist nicht nur aufwändig, dadurch passieren auch viele Fehler. Eine nachweisliche Kontrolle ist schwierig bis unmöglich. Für eine DSGVO Konformität muss die Kontrolle jedoch nachgewiesen werden.
Fazit
Viele Arztpraxen haben oft so viel zu bewältigen, dass der Datenschutz oft vernachlässigt wird. Das ist aber gefährlich. Daher ist es wichtig möglichst einfache Prozesse einzuführen auch bei Hektik eine sichere Datenverarbeitung möglich machen. Ein Datenschutzbeauftragter leistet hier wertvolle Hilfe.
Datenschutzbeauftragte von Tulos kennen die Anforderungen der DSGVO für medizinische Einrichtungen. Sie begleiten Arztpraxen bei der Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen, einschließlich der IT-Systeme.
