Warum sind Datenschutz-Audits so wichtig für Unternehmen?

Alle Unternehmen haben eine Rechenschaftspflicht, Art. 5 Abs. 2 DSGVO. Wer also im Schadensfall oder bei Abmahnungen die DSGVO Konformität nicht beweisen kann, muss mit Strafen oder Schadensersatzkosten rechnen.

Es ist also dringend empfohlen die Datenverarbeitung regelmäßig zu überprüfen. Ein Datenschutz-Audit eignet sich bestens für den Nachweis der DSGVO Konformität. Ein Audit pro Jahr ist zwar nicht vorgeschrieben, aber für die glaubhafte Rechenschaftspflicht dringend empfohlen.

Was beinhaltet die Rechenschaftspflicht?

Ein Unternehmen muss dafür sorgen, dass die vorgeschriebenen Datenschutzgrundsätze eingehalten sind. Zu diesen Grundsätzen gehören:

  • Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz
  • Zweckbindung
  • Datenminimierung
  • Richtigkeit
  • Speicherbegrenzung
  • Integrität und Vertraulichkeit

Was ist Inhalt eines Datenschutz Audit?

Um zu überprüfen ob Datenschutzgrundsätze eingehalten sind, sieht die DSGVO einige Kontrollmechanismen vor. Hierbei geht es vor allem darum, durch präventive Maßnahmen den Schutz von Daten zu sicherzustellen. Durch die Implementierung von Maßnahmen, Richtlinien und Verhaltensregeln innerhalb des Unternehmens, werden hohe und teilweise irreparable Schäden durch Vorfälle verhindert.

Diese Schutzfunktion kann aber nur dann erfüllt werden, wenn die Maßnahmen tatsächlich angewendet und regelmäßig überprüft werden.

Zu diesem Zweck sollten Unternehmen regelmäßig Datenschutz-Audits durchführen und sicherstellen, dass alle Vorgänge und Prozesse der Datenverarbeitung datenschutzkonform sind.

Mögliche Inhalte eines jährlichen Audits sind:

  • Getroffene Datenschutz Maßnahmen und Überprüfung des Vorjahres
  • Kontrolle der aktuellen Datenschutzsituation des Unternehmen (Fokus auf die Stärken und Schwächen der IT-Umgebung, datenschutzrechtlicher Handlungsbedarf)
  • Durchgeführte und geplante Mitarbeiterschulungen
  • Relevante Änderungen und Entwicklungen der Gesetzgebung und Rechtsprechung
  • Sichtung und Prüfung der relevanten Dokumente:
    Verfahrensverzeichnisse, TOM´s, Datenschutzkonzepte, Richtlinien, AVV

Fazit:

Eine sichere Datenverarbeitung lebt nicht nur von implementieren Maßnahmen und deren Dokumentation. Genauso wichtig ist die Kontrolle.

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