Achtung, Drucker gehören zu den größten Risikofaktoren im Unternehmen!

In diesem Beitrag geht es um IT-Sicherheit und Kosteneinsparungen im Druckerbetrieb.

Drucker im Unternehmen. Teure und gefährliche Begleiter

Drucker gehören, trotz der zunehmender Digitalisierung, zu unserem Büroalltag.

Die meisten professionellen Drucker können zusätzlich scannen oder Kopien anfertigen.

Jeder soll sie leicht bedienen können, vom PC am Arbeitsplatz oder am Drucker selbst. Papier nachlegen – und kleinere Störungen sind zwar lästig, können aber meist von den Mitarbeitern erledigt werden. Gute Drucker sollen „einfach nur funktionieren“. Die Druckerwartung übernimmt in der Regel ein Dienstleister.

Drucker gehören zu den Kosten-Posten, die vom Management selten besondere Beachtung bekommen, definitiv zählen sie nicht zur strategischen Infrastruktur.

Drucker und deren Betrieb nehmen aber einen bemerkenswerten Anteil am Budget für die Technik. In vielen Fällen können die Kosten für Drucker jedoch erheblich reduziert werden.

Drucker sind oft ein Risiko und sie werden daher auch auf die erforderliche DSGVO Konformität geprüft.

Die drei häufigsten Schwachstellen bei Drucker, wie man diese Risiken minimiert und dabei gleichzeitig die Kosten messbar reduziert:

  1. Die Schnittstellen.
  • Cyber-Angriffe über das Netzwerk: Drucker Schnittstellen für den Netzwerkanschluß sind oft nicht so geschützt wie Clients, also PC´s und Laptop. Hacker suchen gezielt den Weg über Drucker, um von dort an die Server und Clients der Unternehmen zu gelangen.
  • Über Bluetooth oder USB-Schnittstellen gelangt man zur Drucker-Software und dann oft auch zur Druckerfestplatte und somit an die restliche Unternehmens-IT
  1. Die Festplatte in den Druckern speichert alle gedruckten oder gescannten Dokumente. Je nach Größe der Festplatte sind dies tausende Seiten. Man muss sich nur vorstellen, welche vertraulichen Informationen in den letzten Monaten gedruckt, kopiert oder gescannt wurden. Dann realisiert man wie wichtig es ist, dass diese Informationen nicht in falsche Hände gelangen. (Immerhin haben wir alle schon gelernt keine vertraulichen Kopien am Drucker liegen zu lassen)
  1. Drucker-Software: Jeder Drucker hat natürlich auch eine eigene Software, über die das Druckermanagement alle Funktionen möglichst reibungslos auf Befehl umsetzt.

Wie fast alle Systeme im Netzwerk wird diese Software regelmäßig aktualisiert. Dummerweise berücksichtigt jeder Hersteller im System nur seine eigenen Produkte. Server und Clients werden hoffentlich gut vom Systemadministrator gewartet, Updates erfolgen koordiniert. Die Drucker aber haben hierbei Ihren eigenen Takt. Abgestimmt sind sie weder mit der übrigen IT noch innerhalb der Drucker selbst. Vor allem, wenn Unternehmen verschiedene Drucker von unterschiedlichen Herstellern und unterschiedlichen Wartungsunternehmen betreiben.

Druckerausfälle sind hier nicht selten. Wir alle kennen diese und erinnern uns an Situationen, wo Druckerausfälle uns um Stunden länger im Büro verhaftet haben.

Hacker kennen sie auch. Hacker lieben diese Lücken, um in Unternehmensnetzte einzudringen.

Druckerkosten

Druckkosten sind ein erheblicher Anteil der Infrastrukturbetriebskosten. Sie werden aber als sehr gering im Verhältnis zu den Betriebskosten (TCO) anderer technischen Hilfsmittel, wie Laptop, Server Applikationen-Lizenzen etc. erachtet.
Das ist falsch, wie folgendes reales Beispiel zeigt:

Ein internationaler Konzern betreibt in Deutschland 2.000 Drucker und druckt pro Jahr 100 Mio. Din A 4 Blätter. 40% hiervon in Farbe.
Bei ineffizientem Druckermanagement entstehen hier leicht Kosten von 7,6 Millionen € / Jahr, welche mit effizientem Druckmanagement auf die Hälfte reduziert werden können – also auf 3,8 Millionen € / Jahr. Nicht unerheblich ist auch die Menge an Papier welche so eingespart werden kann.

Es bleibt ausgesprochen sinnvoll, sich mit diesem Thema im eigenen Betrieb auseinander zu setzen. Auch ist es keine Schande, sich für diesen umfänglichen Aufgabenbereich Unterstützung zu gönnen.